Syntilio B.V.
Syntilio B.V. (hierna "Syntilio" of "wij") is een in Nederland gevestigd bedrijf. Onze bedrijfsvoering is in Nederland en we bewaren onze gegevens op servers in de Europese Economische Ruimte (EER).
Als u gebruik wilt maken van onze diensten ("Diensten"), vragen we u akkoord gaan met de gebruiksvoorwaarden van de Dienst. Nadat u akkoord bent gegaan met de servicevoorwaarden, bent u klant van Syntilio (“Klant”).
Wij vinden het belangrijk dat uw Persoonsgegevens zorgvuldig worden behandeld en dat u goed op de hoogte bent van de wijze waarop wij uw persoonsgegevens verwerken.
Wanneer u de Website bezoekt, met ons correspondeert, een van onze Klanten bent (of wordt) verwerken wij persoonsgegevens over u als gegevensbeheerder.
Wat zijn persoonlijke gegevens?
"Persoonlijke informatie" betekent alle informatie met betrekking tot een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon ("betrokkene") volgens de definitie van persoonsgegevens zoals uiteengezet in Richtlijn 95/46/EG van het Europees Parlement en de Europese Raad van 24 oktober 1995 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (de “Richtlijn”).
Een identificeerbare persoon is iemand die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name via een identificatienummer of via een of meer factoren die kenmerkend zijn voor zijn fysieke, fysiologische, mentale, economische, culturele of sociale identiteit.
"Persoonlijke informatie" is informatie die een persoon identificeert (zoals een naam, adres, telefoonnummer, mobiel nummer, e-mailadres of ander rekeningnummer), en alle informatie over de locatie of activiteiten van die persoon, zoals informatie over zijn of haar gebruik van de Dienst, IP-adressen of identificatiegegevens van mobiele apparaten, wanneer dit kan worden gekoppeld aan persoonlijke informatie.
"Persoonlijke informatie" omvat ook demografische informatie zoals geboortedatum, geslacht, geografisch gebied en voorkeuren wanneer deze informatie kan worden gekoppeld aan andere persoonlijke informatie.
"Persoonlijke informatie" omvat geen "geaggregeerde" informatie. Dit zijn gegevens over een groep of categorie van producten, diensten of gebruikers, wanneer deze "geaggregeerde" informatie niet kan worden gekoppeld aan persoonlijke informatie. Geaggregeerde gegevens helpen ons inzicht te krijgen in trends en de behoeften van onze klanten, zodat we nieuwe kenmerken en functies beter kunnen overwegen of onze Services anderszins kunnen aanpassen. Deze privacy voorwaarden beperken of beperken onze verzameling en gebruik van "geaggregeerde" informatie niet.
Wanneer, waarom en hoe verwerken wij uw gegevens?
Wanneer u onze website bezoekt en gebruikt
Wanneer u onze website bezoekt en doorbladert, verwerken wij uw IP-adres, Google Analytics-ID, internetbrowser en apparaat-type, locatiegegevens en uw gebruik van onze website, inclusief welke pagina's u hebt bezocht, hoe u op onze website bent gekomen, de tijd en duur van uw bezoek en uw taalvoorkeuren.
We gebruiken deze gegevens voor onze legitieme belangen, namelijk: ervoor zorgen dat onze website naar behoren werkt, kan worden verbeterd en geoptimaliseerd, problemen kunnen worden opgespoord (met behulp van statistische analyses), om u inhoud te leveren en voor DDOS-beperking op onze website.
We verzamelen deze gegevens met behulp van cookies en vergelijkbare technieken, waaronder tags/beacons en javascripts.
Wanneer we informatie verzamelen over hoe u onze website gebruikt, zoals welke pagina's u bezoekt en welke items u bekijkt, doen we dit om te beslissen hoe we u het beste onze diensten kunnen aanbieden. Als u bijvoorbeeld leest over onze Diensten op onze Website, kunnen wij u classificeren als een gebruiker of websitebezoeker die geïnteresseerd is in onze Diensten en dus als een (potentiële) klant of gebruiker. Op basis van de doelgroep waartoe wij verwachten dat u behoort, kunnen wij handelen, bijvoorbeeld door contact met u op te nemen met aanbiedingen over onze producten en diensten, als wij uw toestemming hiervoor hebben.
Wij maken gebruik van tracking cookies. Deze cookies houden informatie bij over hoe u onze Website gebruikt en welke andere websites u bezoekt, bijvoorbeeld om u advertenties te tonen als we vermoeden dat u mogelijk geïnteresseerd bent in onze producten en diensten.
Meer informatie over de technieken en cookies die wij gebruiken, vindt u hieronder onder punt 6 en in ons Cookiebeleid.
Hoe lang bewaren wij deze gegevens?
We bewaren uw gegevens zolang we deze redelijkerwijs nodig hebben voor de hierboven genoemde doeleinden. Gegevens over uw bezoeken aan onze Website worden bijvoorbeeld bewaard totdat uw gebruik of browser sessie eindigt, behalve wanneer het gegevens betreft die zijn verzameld voor de hierboven vermelde analytische en marketingdoeleinden. In die gevallen bewaren wij uw gegevens tot 1 jaar na verzameling.
Wanneer u een Klant bent die onze Dienst(en) gebruikt
Als u zich registreert om klant te worden door een overeenkomst met Syntilio aan te gaan, verzamelen we informatie die we nodig hebben om een contract met u aan te gaan en uit te voeren, inclusief uw contactgegevens, adres, identiteitsbewijs, belastinggegevens en betalingsgegevens.
We gebruiken deze informatie om onze Services voor u in te stellen, om ondersteuning, onboarding, integratie met onze Services te bieden of om u te helpen met instellingen in de Syntilio-omgeving.
Daarnaast gebruiken wij uw gegevens voor ons gerechtvaardigd belang om onze interne administratie te voeren en om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen, zoals KYC (Know Your Customer) en fiscale verplichtingen.
We verzamelen ook gegevens over uw gebruik van onze Diensten en uw Service Omgeving (bv. Support portal), inclusief uw inloggegevens, de vragen opmerkingen en klachten die u ons stuurt met betrekking tot onze zakelijke relatie. Wij verwerken deze gegevens om ons contract met u uit te kunnen voeren door contact met u op te nemen en u ondersteuning te bieden en voor ons gerechtvaardigd belang om onze producten en diensten te kunnen optimaliseren en verbeteren.
We kunnen uw (zakelijke) e-mailadres ook gebruiken om u op de hoogte te houden van onze producten en diensten, u aanbiedingen doen die zijn afgestemd op uw behoeften (d.w.z. soortgelijke producten en diensten die u al bij ons hebt gekocht), of u uitnodigen voor evenementen.
Hoe lang bewaren wij deze gegevens?
Als u klant bent of wordt, bewaren wij informatie met betrekking tot onze zakelijke relatie tot 7 jaar na het einde van uw contract met ons of tot onze afwijzing van uw aanvraag om klant te worden.
Hoe we gegevens verwerken voor onze nieuwsbrief en marketingdoeleinden
U kunt zich met uw naam en e-mailadres aanmelden voor onze nieuwsbrief of uitnodigingen voor evenementen ontvangen via het aanmeldingsformulier op onze Website. Wanneer u zich aanmeldt, geeft u aan dat u ermee instemt onze nieuwsbrief en uitnodigingen te ontvangen. U kunt zich op elk moment afmelden voor het ontvangen van deze e-mails door de instructies in de nieuwsbrieven te volgen.
Als u een klant bent, kunnen we contact met u opnemen in verband met relevante Services, voor ons legitieme belang om ons bedrijf te ontwikkelen. We kunnen dat via e-mail of andere communicatiekanalen doen.
Bent u nog geen Klant, dan nemen wij alleen contact met u op, bijvoorbeeld via e-mail of LinkedIn, met aanbiedingen of over onze Diensten. Wanneer wij in dit kader via e-mail contact met u opnemen, heeft u altijd de mogelijkheid om u op elk moment af te melden door de instructies in de e-mail te volgen of door contact met ons op te nemen via de onderstaande contactgegevens onder ("Contact opnemen").
U kunt ook inhoud, bijvoorbeeld blogs, white papers en onderzoeksrapporten, van onze website downloaden met behulp van het daarvoor bestemde formulier. Wij verzamelen de gegevens die u invult op het formulier: naam, e-mailadres en functie (bijvoorbeeld beheerder). We verwerken de gegevens die u invult voor ons legitieme belang om bij te houden wie onze inhoud downloadt.
Hoe lang bewaren wij deze gegevens?
We bewaren de informatie die we verwerken omdat u zich op onze nieuwsbrieven heeft beschreven of omdat u toestemming hebt gegeven om informatie over onze Diensten of over aanbiedingen te ontvangen, totdat u besluit dat u deze mailings niet langer wilt ontvangen.
Wanneer u contact met ons opneemt of ons verzoekt contact met u op te nemen
Via de Website kunt u contact met ons opnemen of ons vragen contact met u op te nemen met betrekking tot vragen, verzoeken, (ondersteunings)verzoeken, opmerkingen of klachten, het melden van bugs of functieverzoeken. Wanneer u dit doet, verzamelen we de informatie die u invult, waaronder uw naam, bedrijf, contactgegevens, de reden waarom u contact met ons opneemt, verificatie dat u geen robot bent en andere informatie die u besluit aan ons te verstrekken. U kunt ook contact met ons opnemen door ons te bellen of een e-mail te sturen, bijvoorbeeld via de contactgegevens op onze Website. Als u dit doet, verzamelen we uw naam, bedrijf en alle andere informatie die we nodig hebben om u verder te helpen en/of met u te communiceren.
Deze gegevens gebruiken wij om uw vraag, opmerking of klacht te beantwoorden en te reageren op uw vragen en (ondersteunings)verzoeken en om uw aanvraag om partner te worden te beoordelen. Als zodanig worden deze gegevens door ons gebruikt om ons (toekomstige) contract met u tot stand te brengen of uit te voeren en voor onze legitieme belangen om contact met u op te nemen. We gebruiken de bovenstaande gegevens ook voor ons legitieme belang om zaken met u te doen en onze interne administratie te beheren, voor trainingsdoeleinden, voor het sluiten en uitvoeren van ons contract met u, voor ons legitieme belang om marketingonderzoek uit te voeren zodat we onze producten en diensten kunnen verbeteren en om onze (toekomstige) webwinkeliers op maat gemaakte producten en diensten te kunnen bieden.
Hoe lang bewaren wij deze gegevens?
We bewaren uw gegevens over eventuele vragen, opmerkingen of (ondersteunings)verzoeken die u aan ons heeft gedaan, zolang we deze redelijkerwijs nodig hebben voor de hierboven genoemde doeleinden, maar ten minste twee jaar.
Andere doeleinden
Indien nodig kunnen we ook al uw informatie hierboven verwerken voor ons legitieme belang om onze wettelijke rechten te beschermen, bijvoorbeeld in verband met juridische claims, en wanneer we een wettelijke verplichting hebben om uw informatie te verwerken. In het geval van een reorganisatie, verandering van eigenaar of fusie kunnen wij uw gegevens ook overdragen.
Hoe lang bewaren we uw gegevens?
We bewaren uw gegevens zo lang als redelijkerwijs nodig is voor de hierboven gedefinieerde doeleinden.
De hierboven gedefinieerde bewaartermijnen kunnen langer zijn als we gegevens langer moeten bewaren op basis van toepasselijke wetgeving of om ons bedrijf te beheren. Als we informatie langer moeten bewaren voor ons legitieme belang om onze wettelijke rechten te beschermen, zullen we de nodige informatie voor dit doel bewaren totdat de relevante claim(s) is/zijn afgehandeld.
Social media
We gebruiken plug-ins op onze Website van sociale medianetwerken zoals LinkedIn of Twitter. U herkent deze plug-ins aan hun logo's.
Wij hebben geen invloed op welke gegevens deze aanbieders van u verzamelen en wij zijn ook niet op de hoogte van de omvang van hun gegevensverwerking. Als u meer informatie wilt over hun gegevensverwerking, raden wij u aan het respectieve privacy-beleid op de websites van deze providers te raadplegen.
Cookies
Cookies zijn kleine tekstbestanden die op uw apparaat worden opgeslagen. Cookies stellen ons in staat om mensen en Klanten te herkennen die de Website eerder hebben bezocht.
We gebruiken cookies en vergelijkbare technieken, zoals tags/beacons en javascripts. Cookies stellen ons, in combinatie met de logbestanden van onze webserver, in staat om het totale aantal mensen dat onze website bezoekt te berekenen en welke onderdelen het populairst zijn. Dit helpt ons feedback te verzamelen om onze Website te verbeteren en u beter van dienst te zijn.
Cookies stellen ons niet in staat om persoonlijke informatie over u te verzamelen en we slaan niet opzettelijk persoonlijke informatie op die uw browser ons heeft verstrekt in uw cookies.
Als u cookies wilt blokkeren, wissen of gewaarschuwd wilt worden voor cookies, raadpleeg dan de instructies of het helpscherm van uw browser of mobiele apparaat voor meer informatie over deze functies. Als een browser of mobiel apparaat echter is ingesteld om geen cookies te accepteren of als u een cookie weigert, werken sommige delen van de Website en Service mogelijk niet correct. U kunt zich bijvoorbeeld niet aanmelden en hebt mogelijk geen toegang tot bepaalde functies van de Website of Dienst.
Meer specifieke informatie over ons gebruik van cookies en webbeacons vindt u in ons Cookiebeleid. U kunt meer informatie vinden over het wijzigen van de cookie-instellingen van uw browser op www.allaboutcookies.org.
Met wie delen we deze informatie?
Om onze Website en Diensten te kunnen leveren, hebben we de hulp van derden nodig. Waar nodig zullen we uw informatie delen met onze dienstverleners en professionele adviseurs (bijv. IT-providers). Met onze dienstverleners hebben wij overeenkomsten gesloten om uw persoonsgegevens te beschermen.
Als ons bedrijf of een onderdeel daarvan wordt verkocht of geïntegreerd met een ander bedrijf, worden uw gegevens bekendgemaakt aan onze adviseurs en de adviseur van een potentiële koper en worden ze doorgegeven aan de nieuwe eigenaren van het bedrijf.
Anders zullen wij uw gegevens niet delen met derden, tenzij wij uw voorafgaande toestemming hebben, indien dit noodzakelijk is in verband met de bovenstaande doeleinden of met juridische claims of wanneer wij een wettelijke verplichting hebben om dit te doen.
Hoe beschermen wij uw gegevens?
Syntilio zal ervoor zorgen dat het passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen implementeert en handhaaft voor de verwerking van Persoonsgegevens. We volgen algemeen aanvaarde normen om de aan ons verstrekte persoonlijke informatie te beschermen, zowel tijdens de verzending als nadat we deze hebben ontvangen.
We hebben fysieke, elektronische en bestuurlijke procedures ingevoerd die zijn ontworpen om ongeoorloofde toegang, verlies of misbruik te voorkomen.
We gebruiken TLS-technologie (Transport Layer Security) om uw verzending van gevoelige informatie naar ons te coderen, zoals accountwachtwoorden, creditcardnummers en andere betaling gerelateerde identificeerbare informatie).
We beperken de interne toegang tot persoonlijke informatie tot werknemers die de informatie nodig hebben om hun taken uit te voeren. Ongeoorloofde toegang tot of gebruik van dergelijke informatie door een medewerker is verboden en vormt een reden voor disciplinaire maatregelen.
Onze informatiebeheersystemen zijn zo geconfigureerd dat medewerkers geen toegang hebben tot informatie waartoe zij geen bevoegdheid hebben.
Houd er rekening mee dat onze verwerkers mogelijk verantwoordelijk zijn voor het verwerken, behandelen of opslaan van sommige van de Persoonlijke Informatie die we ontvangen. Ze zijn niet bevoegd om onafhankelijk aan u te adverteren. Deze verwerkers zijn contractueel, middels een verwerkersovereenkomst met Syntilio, verplicht om de Persoonsgegevens die zij van ons hebben ontvangen te beschermen en te beveiligen.
Geen enkele verzendmethode via internet of elektronische opslagmethode is echter 100% veilig. Daarom kunnen we de absolute veiligheid ervan niet garanderen.
Uw rechten
U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens, inclusief profilering. U kunt ons om een overzicht van uw gegevens vragen en om een kopie vragen. U kunt ons verzoeken bepaalde gegevens te corrigeren of te verwijderen, de verwerking van uw gegevens te beperken of ons te vragen een deel van deze informatie over te dragen aan andere organisaties. In sommige gevallen kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw gegevens en, waar we uw toestemming hebben gevraagd om persoonlijke gegevens te verwerken, kunt u deze toestemming op elk moment intrekken. Waar wij uw gegevens verwerken voor onze gerechtvaardigde belangen, kunt u contact met ons opnemen als u hier meer informatie over wilt.
Er zijn echter enkele uitzonderingen op deze rechten. We kunnen uw gegevens bijvoorbeeld niet verwijderen als we wettelijk verplicht zijn om ze te bewaren of als we ze bewaren in verband met een contract met u. Evenzo kan toegang tot uw gegevens worden geweigerd als door het beschikbaar stellen van de informatie persoonlijke informatie over een andere persoon zou worden onthuld of als het ons wettelijk wordt verhinderd om dergelijke informatie openbaar te maken.
Als u een van deze rechten wilt uitoefenen, neem dan contact met ons op via onderstaande gegevens.
Contact opnemen, vragen en klachten
Vragen, opmerkingen, verzoeken, zorgen of klachten over deze privacyverklaring en/of de manier waarop Syntilio uw persoonsgegevens verwerkt, kunt u richten aan: privacy@syntilio.com.